为提高我校印章使用管理的科学性、规范性、严肃性，进一步严格审批制度，明确用印程序，特制定本规定：

    第一条  印章类别

    一、学校公章、合同章

    二、法人名章

    三、党委印章

    四、分院（部）公章、各职能处室印章及专用章

    第二条 印章管理

    一、印章事关重大，责任人必须认真按本管理规定执行，做到严谨细致、一丝不苟、正确用印。

    二、印章需妥善保管，不使用时，必须锁于保险柜内。无特殊情况未经批准，严禁将印章带离办公室。印章如有遗失，须立即向有关领导和部门报告。

    三、学校各类印章，设有机要专人管理用印，如移交使用须经学校法人批示办理移交手续。

    四、使用各类印章，一律办理用印登记，填写《山西应用科技学院印鉴使用登记表》。

    第三条  用印程序

    由经办人提出申请，详细写明用印事由，经部门负责人和分管校领导审批同意后，由学校办公室办理用印手续。

    凡涉及“学校经费（含隐性经费）及权利义务的有关单证，各类合同、协议、承诺书，对外公告、通告以及学校权利义务的法律文书等相关材料”需相关部门负责人会签，然后报学校法人签署意见后印章管理员方可盖章用印。用印流程如下：

    申请部门经办人→申请部门负责人→（相关部门会签/合规法律人员审核）→申请部门分管校领导→学校法人→印章保管人盖章

    第四条 用印范围

    一、全体师生办理个人取款（物）、挂失、开介绍信等事宜，需持相关证明（学生需持学生证），由学校办公室负责人批准，盖学校公章。

    二、教职工、学生政审材料，向上级党委有关部门行文以及对外政审等有关函件，经校党委书记审批同意后，盖学校公章及党委章。

    三、以学校名义对内外印发的命令(指令)、决定(决议)、指示、布告(通告、公告)、通知、通报、报告(请示)、批复和公函等公文, 必须由主管部门用“拟发文稿纸”拟稿, 有关部门负责人签字,报请分管校领导签发后（签发文件须学校法人签署意见）, 再由学校办公室登记、编号、缮印、用印、传递和归档。

    四、本校工作证、学生证、招生录取通知书、毕业分配通知、聘书、奖状等常规证书、证明, 必须由各主管职能部门审核后填写《山西应用科技学院印鉴使用登记表》,经分管校领导审批同意后，统一到学校办公室办理用印手续。

    五、各类毕业证书、肄业证书、结业证书，须由学校法人批准，到学校办公室办理用印手续。

    六、在外刊登广告、声明等, 按事项由主管部门经办人拟稿, 部门负责人核稿签字, 报请分管校领导批准（涉及经费需请示学校法人签署意见），由学校办公室用印。

    七、全日制学生的学籍管理及成绩证明用印，经教务处、学生处负责人审核，报分管校领导审批后，盖教务处、学生处部门印章。

    八、使用各院部及职能处、室印章，属于一般性业务工作用印，由部门领导审定签字办理，属于重大活动或业务需本部门负责人签字同意后并经分管校领导审批后方可用印。

    九、专用章由主管部门负责人专管，请示分管校领导后按规定用印。

    十、以学校名义上报的重要文件（文本）和涉及经费的材料， 需由主办部门提出文本(报表)署明编报人(或联系人), 由部门负责人审核签字, 报请学校法人批准后用印。

    第五条  印章刻制、颁发和更换

    校级公章的刻制根据上级部门相应文件办理，并由上级主管部门颁发和更换；其他印章(包括各部门行政印章和业务用章)一律由学校办公室根据有关规定办理，各部门更换印章需向学校办公室缴还旧章后，方可启用新章。

    第六条  注意事项

    一、印章应保持清洁，加盖印章确保图案清楚、端正。

    二、凡因印章遗失、错漏等原因发生责任事故，相关工作人员需承担相应责任。

    三、工作人员使用学校公章必须坚持原则，严格把关，严禁以任何理由在空白介绍信或空白表格上加盖公章。

    四、加盖印章时，须认真填写《山西应用科技学院印鉴使用登记表》, 按规定写明事由、承办人的姓名, 并由相关责任人签字, 否则无效。

    五、印章保管人要对超过1页以上的用印材料加盖骑缝章，并做好完整登记。经过合规法务人员或学校法人审核的各类用印材料严禁作任何改动。

    六、《山西应用科技学院印鉴使用登记表》每年须装订成册，并于次年6月底移交给档案管理部门存档备查。

    七、用印材料涉及第三方（比如：合同或协议等），需写明对方单位全称。

    此规定自发文之日起生效，请各部门严格遵照执行。