为了积极地有步骤地接收、移交档案，提高档案工作的管理水平，根据《中华人民共和国档案法》和《高等教育档案实体分类法与高等学校档案工作规范》的精神，特定此制度。
一、校办档案室统一保管全校在各种活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案，为学校党政管理、教学、科研等服务
（一）校办档案室接收所保管的档案范围及移交时间
1.按年度产生的本校文件、上级来文等以校、院职能部门为归档组件单位所形成的档案应在次年四月底前移交档案室；
2.属于按年度在教学工作中产生的文件应在次学年度寒假前移交；
3.每项科研课题结束或部分项目完成后产生的材料，应由科技处指定专人在1-2个月内移交；
4.每项基建工程竣工验收后产生的材料，应由基建处负责人审核签字并指定专人整理好材料、按要求叠好图纸后及时移交；
5.校财务处和经济独立核算单位每年形成的材料，应由这些单位指定专门的会计人员在本部门保存三年后，按部门全部移交；
6.大型设备开箱时，应由档案室人员参加验收资料，并按学校规定及时移交应归档材料；
7.相关部门产生的有关人事档案材料应及时移交；
8.教务处、学生处、各学院所产生的有关学生档案材料应在产生时及时移交；
9.其它有关资料。
（二）凡由档案室接收保管的档案，必须达到以下要求
1.归档材料整齐、完整、分类准确、组件科学，便于利用；
2.根据保管期限表正确划分期限；
3.编制归档目录；
4.填写备考表；
5.归档材料移交时必须填写移交目录，一式两份，经清点核对无误后，双方在目录上签字，一份由移交部门保存，另一份由档案室保存。
