为促进我校公文办理程序的规范化、科学化、制度化，提高公文办理工作的效率和质量，根据《党政机关公文处理工作条例》和有关公文处理规定，特制定本制度。
一、收文管理
（一）收文归口
凡主送本校的公文，均应交由办公室统一登记。
（二）传递形式
办公室提出拟办意见，报送领导批示后，按照批示要求交相关部门办理。凡涉及两个以上部门的，由主办部门负责联络、汇总、办理。
1.对需我校提出意见、建议上报的，承办部门将办理建议报校主要负责人或分管领导审签意见后，交办公室盖章登记后及时报送。
2.具有保密性质的公文。分送校领导和相关部门阅办后，由办公室归档。
（三）传递时限
收到公文一般应在七个工作日内办结；紧急公文，随到随办；有办理时限要求的，应按规定时间办结。重大事项，经校领导批准后，可适当延期，但不超过15个工作日。对于复杂问题，不能在规定时限内作出答复的，由校主要负责人或分管领导视情况督办，主办部门应联系来文单位，讲明原因，取得谅解。
（四）公文督办与检查
办公室应视公文的轻重缓急，做好公文的催办、督办工作。各承办部门要密切配合，按时完成交办事项。
（五）公文安全与保密
公文传递与办理应严密手续，严格遵守保密制度，确保公文安全、完整。办公室要跟踪公文的传递，严防文件泄密与丢失。
二、发文管理
（一）归口管理
凡以本校名义发出的各类公文，均由办公室统一归口管理。具体工作由办公室和发文部门共同完成。
（二）行文程序
以学校发文和上行文按下列程序进行：主办部门拟稿→分管领导核稿→校主要负责人签发→办公室登记文号→拟稿部门校对复核→办公室缮印、盖章→拟稿部门封发→办公室归档。
以部门及事业单位字号发文按下列程序进行：主办部门拟稿→部门主要负责人核稿→校分管领导签发→办公室登记文号→拟稿部门校对复核→办公室缮印、盖章→拟稿部门封发→办公室归档。
（三）行文规则
1．拟稿用纸规定：发文（含联合发文）拟稿需填写申请卡片，必须逐项填写清楚，正文可用打印稿。
2．行文书写规定：公文起草、审核、签发除打印稿外，必须用蓝黑或黑色钢笔、毛笔、签字笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔书写，书写字迹清楚工整。修改公文时增加的内容不得写在装订线外。
3．行文核稿规定：以本校名义发出的各种公文必须核稿，核稿分为初审核稿和复审核稿。初审核稿主要由主办部门对行文的政策性、可行性、准确性、正确性、行文的名义和形式及主送和会签部门等进行审核。复审核稿主要由办公室对文字表达、公文种类、公文格式、书写要求等规范性进行审核。
4．行文签发规定：本校一般性发文由校分管领导签发，请示类等重要文稿或涉及面广的文稿，由校主要负责人签发。如需与外单位会签的，必须经校主要负责人或分管校长签发后，由拟文主办部门送外单位会签；外单位草拟的公文需由我校会签的，由经办部门报送校长或校分管领导签发。
5．公文用印规定：公文用印要端正、清晰，印章的下部边缘压盖行文日期，并使年月日清楚可辨。对不符合要求的文件、以及超出规定份数的文件不得盖印。
6．行文传阅规定：由办公室根据传阅的范围，将文件分发给校领导及相关部门，相关部门负责人组织本部门人员进行办理。
7．行文归档规定：所有发文均应归档，归档分为电子归档和纸质归档。电子归档由文印室做好备份备查系统；纸质归档文件份数如下：本校发文归档三份，联合发文归档两份。
三、阅文管理
（一）办公室文书应按照文件阅办笺拟办意见的阅办范围，及时将公文送交校领导阅示及相关部门阅办。
（二）为避免文件丢失，相关人员阅文时不得随意将文件转交他人阅读，不得擅自带回家中。
（三）对需落实办理类公文，由承办人在文件阅办笺上注明处理结果，并签上阅办人姓名和阅办时间。对具有保密性质的公文，阅文者须及时阅毕，并在文件阅办笺的相应位置内签上阅件人姓名和阅文时间。
（四）公文处理完毕后，应将办理结果和文件及时归还给办公室。对重要文件，由办公室负责送交和收回，防止文件泄密。
